#kksd: Belege (Unternehmen online)

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Belege Online bietet die Möglichkeit alle notwendigen Dokumente einzuscannen und digital abzulegen. Ziel ist es Arbeitsschritte zu ersparen, weil die Archivierung der Rechnungen folgende Vorteile mit sich bringt:

  • vereinfachte und schnellere Suchfunktion
  • strukturierte Ablage
  • Weitergabe z.B. an Bank oder Kassenbuch online
  • zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • OCR-Erkennung

Die sog. OCR-Erkennung ermöglicht es Textbausteine aus Belegen herauszufiltern. Es liest sozusagen die Dokumente und trägt wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Kunde, Mehrwertsteuer, Rechnungsbetrag weiter. Dennoch sollte stets auf Richtigkeit geprüft werden.

Das Programm DATEV Belegtransfer ist dazu autorisiert die Dokumente zu scannen und zu übertragen. Mit „Datev Upload mobil“ könnt Ihr mit eurem iPhone oder iPad eure Rechnungen scannen, jedoch nicht UN-Online bedienen.

Wichtig ist, dass die Belege sowohl physisch als auch digital zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die digitale Ablage ersetzt nicht die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen in Papierform.

Wie bereits informiert, übernehmen wir für euch die Installation und gehen mit euch mehrmals die Abläufe genau durch.

Abbildungen und Screenshots mit freundlicher Genehmigung von DATEV