#kksd: Reisekosten

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Was sind Reisekosten?

Unter Reisekosten versteht man alle Kosten, die  im Zusammenhang mit einer betrieblich veranlassten Reise stehen.

Diese sind:

  1. Fahrtkosten
  2. Übernachtungskosten
  3. Verpflegungsmehraufwendungen
  4. Reisenebenkosten

Kommen wir erstmal zu den ‚häufigsten‘ Reisekosten, den Fahrtkosten.

Nimmt der Arbeitgeber bzw. der Arbeitnehmer hierfür ein öffentliches Verkehrsmittel (Bus, Bahn, Flugzeug) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig.

Bei Nutzung eines Firmenwagens sind die Aufwendungen dafür schon in den Betriebsausgaben (Benzin, etc.) enthalten und können deshalb nicht angesetzt werden.

Anders als bei einem privaten Fahrzeug, hier können verschiedene Methoden angewendet werden um die Fahrtkosten nachzuweisen.

Einzelnachweis

Es wird ein Kilometersatz aus den jährlichen Gesamtkosten ermittelt. Die Gesamtkosten (Benzin, Reparatur, Steuer, Versicherung, etc.) müssen festgehalten und mit Quittung belegt werden.

Pauschalierung

Hier werden die Kilometer die während der Geschäftsreise mit dem privaten PKW gefahren werden gezählt und dann mit der Kilometerpauschale von 0,30 € berechnet.

Übernachtungskosten:

Hier können, wie bei den Fahrtkosten, alle nachgewiesenen, tatsächlich entstandenen Aufwendungen für Übernachtungen geltend gemacht werden. Soweit sie in einer angemessenen Höhe sind.

Nicht zu den Übernachtungskosten zählen Nebenkosten zur Übernachtung wie Telefon, Garage, Minibar, Fernsehen oder Frühstück. Einige davon können aber als Reisenebenkosten berücksichtigt werden.

Ist bei sogenannten Tagungspauschalen der Anteil an Verpflegung nicht ausgewiesen, muss bei Ermittlung der Übernachtungskosten der Gesamtbetrag gekürzt werden.

Gekürzt wird

  • um 20% für Frühstück
  • um je 40% für Mittag-/Abendessen

des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwand.

(Abwesenheit von mehr als 24 Std im Inland = 24 €   -> 24 € x 20% = 4,80 €   Kürzung für Frühstück)

Verpflegungsmehraufwendungen:

Die Verpflegungsmehraufwendungen sollen die Kosten für Verpflegung, die der Arbeitgeber/Arbeitnehmer während der Reise zu tragen hat, decken. Hierfür werden Pauschbeträge genutzt, die sich auf die Länge des Aufenthaltes beziehen:

Eintägige Auswärtstätigkeit (Inland)

  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12 €

Mehrtägige Auswärtstätigkeit (Inland)

  • Je An- und Abreisetag 12 €
  • Zwischentag (24 Stunden) 24 €

Für die Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere Pauschalbeträge.

Reisenebenkosten

Hier können sonstige Aufwendungen gelten gemacht werden. Dazu zählen: Parken, Telefongebühren, Maut, etc.

Voraussetzung für den Abzug ist der Belegnachweis.

Und weil das Ganze visuell einfacher zu verstehen ist findet Ihr hier unser kostenloses Reisekosten – Erklär – Diagramm als PDF.

Eine kostenlose Excel Vorlage zur Reisekosten Abrechnung findet Ihr auf unserer Homepage.